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Dicas valiosas para recuperar seu projeto da crise!

Dúvida cruel

Crise é uma palavra comum em projetos. Podemos dizer que desde o surgimento da gestão de projetos, os gerentes vivem lidando com crises. Essas situações impactam diretamente o objetivo do projeto e comprometem seu sucesso.

Projetos são feitos para trazer algum benefício para a empresa, sociedade ou governo. São empreendidos para resolver uma dor ou problema. E são monitorados e controlados ao longo de todo seu ciclo de vida para que de fato entreguem aquilo que foi prometido.

Crise

Então, quando os projetos estão em crise e o objetivo do projeto parece inalcançável ou sua continuidade está comprometida, é preciso tomar ações de correção imediatamente. Este post vai te apresentar alguma dicas que podem te ajudar quando enfrentar um projeto em crise.

Comece pelo básico

No inicio da recuperação do projeto não adianta se aprofundar em áreas complexas e confusas. É preciso alinhar e contextualizar todos os envolvidos. Lembre-se que você precisará envolver outras pessoas para que o projeto volte aos trilhos.

Neste passo eu recomendo que você revalide com os principais stakeholders, qual o motivo deles colocarem esforços e dinheiro neste projeto. Explore as dores que o projeto resolverá. Essas dores ainda são válidas? De fato precisamos deste projeto para resolvê-las?

Essas perguntas são essenciais para avaliarmos se o projeto ainda é necessário. É comum nos apegarmos aos projetos e isso pode ser um erro fatal. Diversas empresas faliram justamente por não abrirem mão de projetos ruins.

Executivos geralmente não gostam de dinâmicas em grupo e trabalhos com post-its. Portanto recomendo que utilize entrevistas para obter essas informações. Para a equipe de projeto você pode abusar um pouco mais da criatividade e criar uma dinâmica para explorar as dores que o projeto irá resolver.

Geralmente utilizo uma dinâmica simples utilizando post-its. Pedindo para que cada membro da equipe escreva a dor ou problema e cole na parede ou em um quadro branco. Enquanto vão colando, vou agrupando por afinidade de temas, até obter uma consolidação em 5 ou 6 grandes temas.

Levantamento de problemas

Levantamento de problemas

Além de ganhar o engajamento da equipe, terminamos com uma lista de problemas que é consenso entre os membros da equipe. Abaixo uma figura de como geralmente é construído este quadro de problemas.

Reavalie a governança do projeto

Um projeto com uma governança confusa ou um patrocínio fraco é um candidato à passar por uma crise. Reavalie se de fato o patrocinador do projeto está engajado e possui autonomia para tomar as decisões que impactam o projeto.

Isso significa dizer que ele deverá envolver os demais executivos, partes interessadas, para garantir que forneçam os recursos necessários para a execução do projeto. Além disso, deve garantir que o projeto tenha recursos financeiros suficientes para seguir até o fim.

A governança passa por diversas camadas da organização. Se necessário, estabeleça comitês com esses diversos níveis para garantir que todos estejam envolvidos e saibam o que está acontecendo com o projeto. Grandes projetos podem participar de três ou mais comitês para que as decisões sejam tomadas.

Para externar a estrutura de governança dos projetos geralmente eu elaboro um material institucional que traz informações relevantes de forma simples e objetiva.

Revise o plano de engajamento das partes interessadas

Assim como a governança, o plano de engajamento das partes interessadas é fundamental. Se essas partes interessadas não foram mapeadas no inicio do projeto, faça já. Se foram mapeadas, identifique e reavalie seus interesses. Classifique-os conforme abaixo.

Engajamento dos Stakeholders

Engajamento dos Stakeholders

Pense que seus interesses podem ter mudado desde o inicio do projeto, isso é comum. Elabore um plano de abordagem para cada um deles. Forneça informações sobre o projeto, seja direto e verdadeiro. Peça para que exponham suas preocupações a cerca do projeto.

Lembre-se que os projetos podem fazer parte dos objetivos e metas dos executivos. Entenda de que forma o projeto pode impactar nos KPIs da empresa. Isso te ajudará a compreender os interesses dessas partes pelo sucesso do projeto.

Considere também que existem questões politicas que influenciam como as partes interessadas interagem com o projeto. Essas questões podem estar declaradas ou veladas.

Revise o plano de comunicação

Se você já revisou o engajamento das partes interessadas então agora é preciso definir como irá se comunicar com eles. Esta comunicação precisa ser efetiva. Executivos não tem tempo para perder com recados fofos. Então avalie o nível de comunicação e o canal adequado que cada parte interessada demanda do projeto.

Neste ponto, prefiro ser o mais simples e visual possível. Geralmente crio uma matriz de partes interessadas versus eventos de comunicação. Essa matriz traz outras reflexões úteis. Com ela é possível verificar por exemplo se existem eventos sobrepostos ou partes interessadas que não são envolvidas como deveriam.

Geralmente utilizo post-its para preencher tanto as bordas desta matriz quanto o conteúdo. Mas você pode preencher a caneta.

Matriz de comunicação

Matriz de comunicação

Use o canvas de benefício

Um Canvas é uma forma de apresentar em uma página uma grande quantidade de informação. Essa apresentação trará uma organização e lógica que poucas ferramentas proporcionam. Existem diversos Canvas disponíveis no mercado. Uns são específicos para gestão de empresas. Outros para mapeamento de personas. Alguns foram desenvolvidos para estruturar projetos complexos, outros para projetos muito simples.

Canvas

Nós da Difusão GP, após muita experiência com todos esses Canvas, resolvemos criar o nosso próprio Canvas. O nosso coloca foco no benefício que o produto do projeto irá proporcionar. Esse é o grande diferencial. Eu recomendo fortemente que você reúna a sua equipe de projetos e preencha o Canvas de forma colaborativa.

Você pode baixar o modelo em PDF aqui, imprimir e utilizar post-its para completar os quadros.

Elabore um elevator pitch

O Elevator Pitch é uma frase que vende seu projeto. Imagine que você tem dois minutos, o tempo para subir de elevador até o seu andar, para explicar para um alto executivo qual o propósito do seu projeto e como ele irá resolver questões críticas da empresa. Imagine que a continuidade do seu projeto depende desses dois minutos. O que você falaria?

Se você não consegue pensar em nada é sinal que talvez o seu projeto não seja assim tão relevante. Mas aqui vai uma ótima dica. Pense na estrutura abaixo e formule uma frase. Você pode lapidar conforme a necessidade e pronto, você tem um elevator pitch do seu projeto. Isso pode garantir seu patrocínio.

Elevator Pitch

Elevator Pitch

Elabore um diagrama de causa raiz

Para uma crise se instalar, geralmente são necessário vários fatores. Somente um problema geralmente não é suficiente para colocar um projeto em crise. E no quesito de levantamento de problemas complexos e interligados, um diagrama de causa raiz é uma das ferramentas mais poderosas.

Comece com uma dor principal, geralmente essa dor é o motivo do projeto estar em crise. Mas o que levou o projeto a chegar a este ponto? É esta a resposta que o diagrama de causa raiz irá trazer.

Causa raiz

Causa raiz

Aqui também vale uma dica que dei anteriormente, você precisará de várias pessoas para conseguir uma fotografia mais exata dos problemas do projeto. Mas lembre-se que só elaborar este diagrama não será suficiente. Você precisará definir qual será o plano de ação para corrigir esses problemas.

E se você contou com a ajuda do time para chegar aos problemas, natural que você também precise da ajuda deles para resolvê-los. Então mão na massa!

Construa um mapa de calor da EAR

As vezes os riscos do projeto são tantos que é até complicado visualizar quais são as principais dores. Você pode até construir uma matriz de risco com probabilidade e impacto, mas não será fácil comunicar com os executivos utilizando esta matriz.

Pensando nisso eu sugiro que você crie uma estrutura analítica de riscos com mapa de calor. É muito simples. Crie a EAR do seu projeto, caso ela ainda não exista. Se concentre no primeiro ou segundo nível das classificações de risco. Avalie quais são as categorias de risco com maior probabilidade e impacto no projeto. Aquelas que podem impactar a linha de base do projeto. Pinte de vermelho as caixas com maior risco, de amarelo as com risco médio e de verde as demais.

O exemplo abaixo foi baseado na EAR sugerida pelo PMI no PMBOK e as categorias de risco foram pintadas apenas como exemplo. Diga se não é muito mais fácil comunicar riscos em projetos dessa forma.

EAR Mapa de Calor

EAR Mapa de Calor

Conclusão

Projetos de uma forma geral passam por crises e são desafiados constantemente para apresentar resultado e benefício. Se seu projeto está passando por uma crise, está desacreditado, corre o risco de perder patrocínio. Sugiro fortemente que você reflita e execute uma ou mais das ações que indiquei nesse post.

Se você é membro de um escritório de projetos e vê constantemente os projetos da sua empresa passando por situações de crise. Crie uma rotina de oficina de projetos, se necessário, reestruture o projeto do zero. As vezes é preciso demolir o que já foi feito para alcançar o sucesso.

As dicas que coloquei nesse post são fruto de mais de dez anos de experiência em gestão de projetos e programas, dos mais simples aos mais complexos, em diversas áreas de atuação. Se você tem alguma dica adicional ou discorda da minha opinião, ficarei feliz em saber.

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