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Como estruturar um projeto de forma simples e efetiva

É comum encontrarmos gerentes de projetos que não começam bem um projeto. Ou porque só gerenciaram projetos herdados de outros profissionais ou simplesmente porque não tiveram tempo para se estruturarem.

Na prática, a pressão das empresas por resultado é tão grande que as vezes as primeiras etapas do projeto, as mais importantes, são deixadas de lado. A ansiedade por um cronograma gera uma urgência que atropela todos os planos.

Se esta é a sua realidade, saiba que você não está sozinho. Muitos profissionais enfrentam exatamente isso em seu dia a dia. Mas existem saídas, existem formas de se estruturar um tema, seja ele um projeto, uma iniciativa, plano de ação ou programa, de forma simples e efetiva. E o mais importante, sem gastar muito tempo.

Imagine conseguir estruturar um projeto, de praticamente qualquer tamanho, em uma tarde de muito trabalho e bastante produtiva. Imaginou? É possível! E é exatamente isso que vou ensinar nesse post.

Concebendo o projeto

Vamos começar colocando uma premissa importante. Os projetos são empreendidos para trazer algum benefício real para uma pessoa, empresa ou governo. Então é fundamental que você identifique claramente qual é o BENEFÍCIO que o seu projeto irá gerar.

Imaginando que você identificou o benefício, você deve identificar qual o problema, dor ou necessidade que ele resolve. Você, como gerente do projeto, deve sabe exatamente qual é a JUSTIFICATIVA do projeto, o porquê de ele existir.

E se ele resolve um problema e traz um benefício, você deve ser capaz de medir isso através de INDICADORES. Pronto, agora você já consegue saber como o sucesso do seu projeto será mensurado.

Essas três informações compõem o que chamamos de concepção do projeto e são extremamente importantes para você dar o ponta pé inicial no seu trabalho de gerente. Após conceber o projeto, avançaremos para o que chamamos de estrutura do projeto.

A Estrutura básica do projeto

O primeiro passo é definir um OBJETIVO para o projeto. O objetivo é único e tem que ser claramente definido e compartilhado com os demais. Além disso deve obedecer as regrinhas S.M.A.R.T. Deve ser eSpecífico, Mensurável, Atingível, Relevante e em Tempo.

Siga em frente e defina a sua EQUIPE de projetos, ou seja, quem atuará no projeto como executor das atividades. Recomendo que você relacione as pessoas e não as áreas onde elas trabalham. Se não souber o nome da pessoa, indique o cargo. Em último caso, indique o gerente da área responsável até que você tenha o nome definitivo. Ah, e não se esqueça de incluir fornecedores.

Com a equipe definida, estruture o seu projeto em PACOTES DE TRABALHO, decomponha o seu projeto em partes menores, mais mensuráveis e gerenciáveis. Imagine que cada pacote será responsabilidade de uma pessoa da sua equipe, isso ajuda na decomposição. Cuidado para não decompor demasiadamente neste momento. Lembre-se que estamos ainda estruturando o projeto.

Defina CRITÉRIOS DE ACEITE para cada pacote que você relacionou. Pense em quando você consideraria este trabalho executado e terminado. É importante que este critério seja claro e bem definido. Aqui não cabe subjetividade.

Agindo de forma preditiva

Concluído o que chamamos de estrutura, passamos então para a predição, que inicia com a identificação mais profunda das PARTES INTERESSADAS. Pense sempre em quem pode interferir no projeto e quem é afetado por ele. Lembre-se sempre de considerar pessoas de dentro e de fora da organização. Em alguns projetos o governo, órgãos regulatórios e a comunidade são partes interessadas extremamente relevantes.

Pense agora em como o seu projeto enfrentará as LIMITAÇÕES impostas pelas partes interessadas e patrocinador. Essas limitações geralmente são de dinheiro, tempo e pessoas. Mas podem haver outras limitações que você identificou, tais como limitações técnicas, regulatórias e etc.

Os RISCOS também são parte importante de se identificar. Para isso, pense em o que pode dar errado. Aqui também vale lembrar de fatores externos e fatores internos à organização. Lembre-se que riscos nada mais são que incertezas, você ainda não sabe se ocorrerão, mas se ocorrerem trarão algum impacto para o seu projeto.

Prevendo que os riscos poderão impactar seu projeto, pense em RESPOSTAS AOS RISCOS. Cada risco deve ter um plano que prevê mitigar, transferir ou eliminar o risco. Esta reflexão vai ajudar a equipe em enfrentar os problemas que virão. Pode ter certeza disso!

Visualizando no tempo

Após finalizar então a concepção, estrutura e predição, aí sim podemos falar de datas. É hora de pensar no PLANO DE ENTREGAS. Aqui você deve colocar na linha do tempo os pacotes que você definiu anteriormente. É importante definir as datas previstas para essas entregas, bem como os custos envolvidos em cada um, mesmo que de maneira macro.

No plano de entregas, pense sempre em como eu posso entregar valor de forma mais rápida para o cliente. Alguns projetos permitem essa reflexão, outros nem tanto. Aqueles que permitirem, exercite qual seria o menor produto do projeto que poderia ser entregue de forma rápida. Este é o seu MVP, produto mínimo viável.

Avalie também em que momento no tempo você fará uma aferição dos benefícios que você declarou lá no início. Alguns projetos aferem benefícios logo após o término, outros somente anos depois e alguns aferem benefício ao longo do ciclo de vida do projeto. É importante destacar isso na linha do tempo.

Integrando e resolvendo

Essas são as informações básicas que julgo essenciais para que o projeto saia do chão, ou seja, para que ele de fato seja considerado estruturado. Outras informações podem ser acrescentadas dependendo da característica do projeto, mas essas são as essenciais a todos.

Após obter essas informações você deve ter um olhar geral sobre como todos esses pontos se conectam e sobre como um interfere no outro. Uma visão geral, uma Big Picture. Esta não é uma tarefa fácil se você estiver usando um documento de texto por exemplo.

Lembre-se também que qualquer projeto exige uma equipe, por menor que seja e possui um patrocinador e algumas partes interessadas. Então pense que você, o Gerente do Projeto, terá pessoas para envolver nessa estruturação.

Uma ferramenta para tudo isso

Eu uso com sucesso já há alguns anos uma ferramenta fantástica para estruturar meus projetos. Lapidada ao longo de anos para se adequar aos padrões mais tradicionais e mais modernos da gestão de projetos, o CANVAS DE BENEFÍCIO é uma excelente ferramenta para esta estruturação.

Com ela você pode juntar as pessoas envolvidas no seu projeto em uma seção de 4 horas, que costumo chamar de workshop de estruturação colaborativa, para trabalhar essas informações usando post its e uma versão impressa em tamanho A1 do canvas. Se você reparou bem, o canvas possui exatamente os campos que citei acima. O que apresentei foi uma sequência lógica de preenchimento.

Nós utilizamos esse canvas em diversos workshops para diversos clientes e todos eles relataram um ganho efetivo de produtividade e tempo na estruturação de seus projetos. Você pode usar o canvas inclusive para projetos pessoais. A sua própria carreira pode ter um canvas.

Então acesse o link abaixo para fazer o download grátis da versão em PDF do canvas e começar a ganhar tempo e produtividade nos seus projetos. Depois me conte como foi sua experiência. Ah, nós também promovemos workshops que ensinam com mais profundidade e detalhes as técnicas de estruturação usando canvas.

Aprimorando a técnica

O Workshop ProjectYou é indicado para quem está iniciando na carreira de gestão de projetos, frequentemente ofertamos turmas abertas, consulte a agenda de eventos para ver a próxima data. Veja na página do curso as fotos, vídeos e depoimento das pessoas que já participaram.

Temos também o Workshop de Planejamento Colaborativo usando Canvas, para aqueles que já possuem experiência em projetos e querem se aprofundar nas técnicas modernas. Nos dois workshops nós trabalhamos mais do que as competências técnicas, trabalhamos o CHA do Gerente de Projetos moderno.

Se sua empresa tiver interesse em nos levar para uma turma fechada, também ofertamos esses workshops na modalidade in company, consulte-nos para saber mais. Se você já está gerenciando projetos há algum tempo e busca se certificar, não deixe de baixar o nosso livro gratuito, atualizado de acordo com a versão 6 do PMBOK e com mais de 30 dicas para você se dar bem na prova.

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